Produttività nell'era digitale

Produttività nell'era digitale.

Quando la mattina esci di casa per andare al lavoro, quali sono i tuoi elementi essenziali? Cose che devi avere? Chiavi, portafoglio, forse un laptop e il tuo telefono, ovviamente. Per quanto non ci piaccia ammetterlo, siamo continuamente attaccati ai nostri telefoni. Sono diventati una necessità per la maggior parte della nostra vita quotidiana.

 

La tecnologia odierna ci consente di comunicare istantaneamente su più piattaforme, dispositivi, paesi e fusi orari. Il mondo è a portata di mano, letteralmente. L'era digitale, tuttavia, ha un lato oscuro. Cosa succede alla produttività quando siamo sempre connessi? Possiamo concentrarci di fronte a così tante distrazioni?

Essere produttivi è qualcosa per cui tutti si battono. Gli esseri umani sono ora più produttivi che mai. Produttività ed efficienza sono caratteristiche molto apprezzate e ricercate. Disponiamo di computer più veloci, più e-mail all'ora, output e throughput migliori e tempi di risposta migliori. Ma a volte quelle distrazioni momento per momento di avvisi, e-mail e chiamate ci allontanano dal compito più importante: la connessione umana.

 

Le connessioni umane stanno diventando meno comuni nella nostra era digitale, anche se siamo sempre connessi tramite Internet. Vorrei presentare l'idea che, organizzando e bilanciando adeguatamente le nostre attività, siamo più produttivi ed efficienti, e possiamo anche diventare più presenti e attenti agli altri.

Ho elencato alcuni modi per aumentare la tua produttività durante il giorno, cose come dare priorità alle attività, singole attività e rimuovere gli avvisi.

 

Inizia ordinando le attività che possono essere ordinate nelle seguenti categorie:

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Dare priorità:

Un modo per completare tutto nell'elenco delle cose da fare e rimanere pienamente coinvolti con i clienti e le persone è dare la priorità.

Urgente ma non importante:

Oggi, la maggior parte dei nostri compiti rientra in questa categoria. Tutto ha una scadenza, ma spesso sono piccole cose da portare a termine che finiscono per impiegare molto tempo ma risultano in pochissimo. Se possibile, questi compiti possono essere delegati a un team per garantire una risposta rapida. In caso contrario, iniziare con le attività più vecchie e procedere verso le più recenti garantisce che nulla sfugga alle fessure.

Urgente e importante:

Questi sono i tuoi articoli prioritari, inclusi gli articoli che sono sensibili al tempo. Queste sono le tue decisioni di alto livello che a volte richiedono più tempo per essere completate. È meglio affrontare prima questi e rispondere con aggiornamenti tempestivi.

Non importante né urgente:

Questi sono ovviamente i compiti meno favoriti ma spesso richiesti che completiamo quotidianamente per mantenere le luci accese. È meglio delegare o talvolta eliminare (sì, eliminare) queste attività dall'elenco delle cose da fare. Se l'e-mail o la chiamata non ha nulla a che fare con la tua posizione, rifiuta educatamente per un compito più importante.

Importante ma non urgente:

Queste sono decisioni medie che aiutano a favorire decisioni di livello più alto. Questa categoria conterrebbe anche progetti che si estendono su un lungo periodo di tempo. Il modo migliore per affrontare un progetto come questo sarebbe quello di creare una serie di mini scadenze in modo che questo non diventi urgente.

Classificando la tua lista di cose da fare quotidianamente in questo modo, puoi completare le attività più importanti e urgenti e anche le altre attività saranno prese in considerazione. Determinare le priorità e delegare le attività ti consente di avere il meglio di entrambi i mondi perché ottieni le cose più importanti dall'elenco delle cose da fare e tutte le altre attività vengono completate in modo tempestivo. Questo tipo di produttività porta a una maggiore soddisfazione del cliente, tempi di risposta migliori e dipendenti più felici.

Singolo compito contro multitasking

Nella nostra vita, abbiamo molte cose che ci distraggono davanti a noi. Spesso ci impediscono di completare completamente un'attività prima di doverne iniziare un'altra. La soluzione è in realtà molto semplice: completare un'attività alla volta. Questo è diventato più difficile da fare poiché abbiamo più media in lizza per la nostra attenzione. Completando un elemento alla volta, sei in grado di completare le attività piuttosto che completarle a metà e puoi spuntare più attività durante il giorno.

Rimozione di feed, avvisi e ultime notizie

Quando ho iniziato la mia carriera, ricevevo ogni avviso, feed ed e-mail sia sul mio telefono che sul mio computer. È stato così fonte di distrazione vedere le e-mail dopo l'arrivo delle e-mail mentre stavo lavorando a un'attività. Ho avuto problemi a finire una cosa prima di voler fare clic su un altro elemento urgente. Ma una volta disattivati ​​gli avvisi, uno per uno, sono stato in grado di concentrarmi, completare un'attività e passare a un'altra attività più rapidamente di prima. Una volta terminata una cosa, potevo controllare il mio telefono o la posta elettronica per assicurarmi di non aver perso nulla di importante e di poter continuare la mia giornata. Non avevo paura di perdere qualcosa perché sapevo che anche se avessi letto l'e-mail con qualche minuto di ritardo, avrei potuto rispondere in modo completo e sicuro, piuttosto che distrattamente o troppo velocemente. Sono stato in grado di dedicare tutta la mia attenzione a compiti, persone e ordini.

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Semplicemente silenziando il telefono prima di una grande riunione o rimuovendo un avviso e-mail durante la teleconferenza, puoi dare alle persone intorno a te tutta l'attenzione che meritano. Allo stesso modo, più attività possono essere completate senza distrazioni, fornendo un alto tasso di efficienza e produttività. Questi momenti completamente in sintonia sono importanti nel mondo digitale di oggi e, sebbene a volte dimenticati, sono molto apprezzati.

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